會計檔案管理制度范本

會計檔案管理制度范本

第一條 為了加強會計檔案管理，加強學院會計檔案管理，根據《會計法》和《檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 財務處必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第三條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第四條 每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管三年，期滿之后，應當編制移交清冊，移交學院檔案室統(tǒng)一保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交學院檔案室保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室人員應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

第五條 保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

第六條 各種會計檔案的保管期限，根據特點可分為永久、定期兩類。永久檔案應長期保管，不可銷毀;定期檔案根據保管期限分為10年、25年2類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

會計檔案保管期限為最低保管期限，具體如下。

(一)需要永久保存的會計檔案：會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、年度財務決算、稅收年報(決算)。

(二)保管期限為25年的會計檔案：會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬(現金和銀行存款日記賬除外)和輔助賬簿;會計移交清冊;各種會計憑證;各種完稅憑證;會計移交清冊。

(三)保管期限為15年的會計檔案：固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管15年;銀行余額調節(jié)表;銀行對賬單;會計月、季度報表。

第七條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第八條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由院辦檔案室同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位財務主管院長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應當由院辦檔案室和財務處共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位財務主管院長。

第八條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九條 按照電子計算機進行會計核算的檔案，應當保存打印出的紙質會計檔案和備份光盤同時保管。

第十條 學院因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十一條 基建項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給財務處，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十二條 移交會計檔案，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

例2：會計檔案管理制度

一 總則

會計檔案是經濟活動的歷史記錄，是總結經驗教訓進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據。為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《會計法》和《檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結合本校實際情況，制定本制度。

二 會計檔案管理部門

1、學校財務部門負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。經財務處領導研究決定，學校財務處會計檔案的具體管理工作由財務處辦室負責，財務處辦公室檔案管理員負責會計檔案和相關材料的保管。檔案室要具備防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2、檔案管理員要做到會計檔案存放有序，查找方便，安全保管，不得封包封存，隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

三 會計檔案歸檔的范圍

1. 會計憑證包括原始憑證、記賬憑證;

2. 會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

3. 財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

4. 其他會計資料,包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質會計檔案，具備保存條件的，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。

四 會計檔案的整理

財務處檔案管理員按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

1.會計憑證。

(1)按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，按每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

(2)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(3)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(4)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(5)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

五 會計檔案歸檔保管和移交

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由財務處各科室會計檔案臨時保管一個月,再移交財務處檔案員保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經財務處長同意。財務處臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。

1、財務處各科室每年形成的會計檔案都應財務處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊，整理立卷，編制會計檔案案卷目錄。

2、一月之內的會計檔案暫由財務處科室保管(每月要向財務處檔案管理員交案卷目錄一份)，期滿一月的會計檔案、應由財務處各科室移交清冊交財務處辦公室統(tǒng)一保管，財務處檔案管理員按期點收，財務處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊。

3、移交會計檔案要有主管領導參加，清點后由主管領導及交接三方在移交清冊上簽名蓋章。

4、單位之間交接會計檔案的交接雙方，應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

5、財務處檔案管理員對所保管的會計檔案應建立“會計檔案保管清冊”，并負責登記。

6、財務處檔案管理員接受保管的會計檔案，原則上應保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的，應會同原財會人員共同拆封整理，以分清責任。

7、會計檔案一經歸檔，其保管、借閱、銷毀均有財務處按檔案管理辦法執(zhí)行。

8、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發(fā)現問題應及時采取措施進行處理。

9、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。

六 會計檔案的調閱

1、因工作需要調閱會計檔案時，本單位人員須經會計主管人員同意，外單位人員要有正式介紹信，同時要經本單位處長及單位領導批準。無論本單位人員還是外單位人員，調閱會計檔案必須填寫會計檔案調閱登記薄，要詳細登記調閱日期，調閱人員的姓名和工作單位，調閱理由、數量、內容、歸期等。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

2、查閱會計檔案人員不得私自在會計檔案上勾、劃，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換，否則承擔法律責任。

3、調閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制的要經過本單位處長或校長批準方可復印，復印件必須加蓋我校公章方能生效。

4、經批準借閱的會計檔案，應限定歸還的期限，并由會計檔案管理人員按期收回。

七 各種會計檔案保管期限

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

八 會計檔案的銷毀

1、財務處編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、財務處負責組織會計檔案銷毀工作,并與有關單位共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由財務處和有關單位共同派員監(jiān)銷。

九 附則

1.本制度自2016年3月1日之日起實施，未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。

2.附表：財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

注：稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。

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